Cuidar los detalles en un evento, de principio a fin, es lo que marca la diferencia.

Como en cualquier ámbito, empezando por nuestra vida personal y terminando por el ámbito profesional, cuidar los detalles será lo que nos haga diferentes, y ser diferentes es lo único que nos hará distinguirnos en un terreno tan saturado como es el de los eventos. Por ello, rodearse de profesionales que cuiden, desde un primer momento, cada una de las piezas que componen este sector, es imprescindible para lograr un resultado de diez.

Todo evento nace de un sueño, de una idea, a raíz de la cual creamos el concepto sobre el que trabajará todo el equipo. Por eso, entender todos los detalles desde el primer momento, por insignificantes que parezcan, es fundamental para marcar la diferencia .

Si tuviéramos que elegir una frase célebre que resuma a la perfección el trabajo que hay detrás de la figura del organizador/a de eventos sería esta de Walt Disney "Supongo que mi fórmula podría ser: sueña, diversifícate y nunca pierdas los detalles".

Muchas veces se cae en el error de pensar que los detalles solo los podemos ver en la fase de ejecución del evento, es decir, cuando son percibidos por los sentidos. Sin embargo, desde el primer contacto con nuestro cliente, debemos atender cada particularidad para crear una buena comunicación y captar a la perfección su idea. Esta comunicación es fundamental si queremos generar empatía y un ambiente de trabajo idílico que se traducirá en resultados excepcionales el día de la fase de ejecución del evento.

Sin duda, el trayecto hasta esta fase de ejecución del evento , estará marcado por el esfuerzo y el trabajo en equipo. Es en este momento cuando no debemos dejar pasar nada por alto. No podemos dar por hecho que algo no es importante, es preferible detenerse y "perder el tiempo" con un detalle que aparentemente es inútil , a correr el riesgo de dejar atrás un detalle primordial.

Estos son algunos de los detalles en los que pararse a pensar antes de dar por cerrado cualquiera de las fases del evento: pre-evento, evento y post-evento:

1. La elección de la sede. Elegir la sede donde vas a celebrar tu evento no es ninguna minucia. Visitar el lugar, detenerse en cada uno de sus rincones, examinar bien la distribución espacial y cómo sacarle el máximo partido mediante la decoración y la colocación de elementos diferenciadores. Tenemos que pararnos a examinar si este espacio se adecúa al aforo del evento y si cumple la normativa, si es accesible para los invitados y asistentes o si por el contrario, tendremos que facilitarles un medio de transporte. Son muchas las cuestiones que nos deben surgir como organizadores/as de eventos y en las que debemos detenernos para conseguir que nuestro evento sea un éxito.
2. Los proveedores. Nuestros proveedores son uno de nuestros mayores tesoros, por eso mantener una relación cercana y cuidarlos nos será de gran ayuda el día de mañana, tanto para facilitarnos sus servicios como para ahorrarnos o solucionarnos ciertos problemas. Os recordamos que ser resolutivos a la hora de tomar decisiones es uno de los grandes dotes del organizador/a de eventos.
3. El kit de bienvenida. Es ese detalle para los asistentes. Prima la originalidad antes que la cantidad. Ser creativos, sostenibles y prácticos son algunas de las características que no pueden faltar en nuestro kit de bienvenida.
   
4. El obsequio para ponentes y organizadores. Ni excesivo, ni escaso. También prima la originalidad y si puede ser personalizado mucho mejor.
5. El programa social. Dotará de contenido al evento, por eso es primordial. Debe ser coordinado y ofrecer actividades que den sentido al objetivo final del evento, por eso tiene que estar detallado a la perfección. Controlar el programa social puede ser una tarea difícil, pero os aseguramos que es una de las claves del éxito de tu evento.

¡Llegó la hora de demostrar que se ha cuidado hasta el último detalle del evento! Cuidar todas las fases tiene su recompensa y no dejar nada a la improvisación será el detonante para que tanto tu cliente como sus invitados disfruten de todas las piezas del evento, generando en ellos una visión y experiencia global inolvidable.